Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 17 augustus 2026

Voorwerk is de interne werkvoorbereidingsapp van de organisatie die Voorwerk gebruikt. Deze verklaring beschrijft welke gegevens de app verwerkt, waarom, en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke is de organisatie die Voorwerk gebruikt: zij bepaalt welke gegevens erin komen en waarvoor. Voorwerk is uitsluitend bedoeld voor intern gebruik door medewerkers en werkvoorbereiders; het is geen dienst voor het brede publiek. Vragen over privacy loop je via de beheerder van je eigen organisatie, zie Contact.

Verwerker is Voorwerk (KvK 95378782), de aanbieder van de app. Voorwerk levert en onderhoudt de software en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie die Voorwerk gebruikt, en niet voor eigen doeleinden.

2. Welke gegevens verwerken we

Voorwerk verwerkt gegevens die horen bij de werkvoorbereiding van projecten:

• Projectgegevens: ordernummers, statussen, planning, calculaties, budgetten, notities en bestanden.
• Klant- en contactgegevens: namen, bedrijven en contactpersonen zoals die in orderbonnen en dossiers voorkomen.
• Orderbonnen en documenten: geüploade bestanden (bijv. .xlsx, .pdf) en de daaruit geëxtraheerde velden.
• Gebruikersgegevens: de gebruikersnaam of persona waarmee je binnen de app werkt, om taken en filters aan de juiste voorbereider te koppelen.
• Sessiegegevens: een technische sessie-cookie om je ingelogd te houden (zie de Cookieverklaring).

3. Waarvoor gebruiken we ze

De gegevens worden verwerkt om de werkvoorbereiding uit te voeren: projecten beheren, dossiers samenstellen, planning bijhouden, meeleverbonnen genereren en werk toewijzen aan voorbereiders. De grondslag is het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke bij een efficiënte en betrouwbare interne bedrijfsvoering.

4. AI-verwerking van documenten en vragen

Voor het automatisch uitlezen van documenten maakt Voorwerk gebruik van de Google Gemini-API. Wanneer je een orderbon, productieset of tekening aanbiedt, wordt de inhoud naar deze dienst gestuurd om er velden (klant, contactpersoon, opdrachten, budget, maten) uit te halen. Er worden alleen de documenten aangeboden die je zelf voor extractie aanbiedt. Verwerk geen documenten met persoonsgegevens die niet nodig zijn voor de werkvoorbereiding.

Dezelfde dienst beantwoordt de vragen die je aan de ingebouwde assistent stelt. Daarbij gaan naast je vraag ook de projectgegevens mee die nodig zijn om hem te beantwoorden. Is er geen Gemini-sleutel ingesteld, dan zijn zowel het uitlezen als de assistent uitgeschakeld en gaat er niets naar deze dienst.

5. Hosting en opslag

De applicatie draait bij Vercel; daar staan ook de serverlogboeken. Projectgegevens worden opgeslagen in een Supabase-database (PostgreSQL). Bestanden die je zelf in een dossier zet (offerte-PDF's, calculaties, samengevoegde documenten) staan in Vercel Blob.

Gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de werkvoorbereiding en de administratie van de organisatie. Eén termijn ligt wél vast: een verwijderd project gaat naar de prullenbak en wordt daar na 30 dagen definitief opgeruimd, samen met de bestanden die eraan hangen. Tot die tijd is het terug te zetten.

6. Delen met derden

Gegevens worden niet verkocht en niet voor advertenties gebruikt. Ze worden alleen gedeeld met de verwerkers die nodig zijn om de app te laten werken, of wanneer een wettelijke verplichting daartoe dwingt. Dat zijn er vijf, en niet allemaal krijgen ze hetzelfde:

• Vercel: hosting van de applicatie, de serverlogboeken, en Vercel Blob voor de documenten die je in een dossier zet.
• Supabase: de database met de projectgegevens.
• Google Gemini: alleen de documenten die je zelf voor extractie aanbiedt, en de vragen die je aan de assistent stelt (zie paragraaf 4).
• De e-maildienst waarmee je organisatie herinneringen verstuurt: Resend of de eigen mailserver van de organisatie. Daar gaan het e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van het bericht langs. Is er geen verzendmethode ingesteld, dan verstuurt Voorwerk niets en gaat er dus ook niets naartoe.
• De RDW: alleen bij gebruik van de garage-omgeving. Zoek je een voertuig op kenteken, dan gaat dat kenteken naar de open-databank van de RDW om merk, model, kleur, bouwjaar, brandstof en APK-datum op te halen.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van de gegevens die op jou betrekking hebben, en je kunt bezwaar maken tegen de verwerking. Een inzage- of verwijderverzoek (DSAR) dien je in via de beheerder.

8. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de app of de verwerking wijzigt. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Zie ook de Algemene voorwaarden en de Cookieverklaring.